1. vos données personnelles - qu’est-ce que c’est ?

Les « données à caractère personnel » sont toutes les informations concernant une personne vivante qui permettent de l’identifier à partir de ces données (par exemple, un nom, des photographies, des vidéos, une adresse électronique ou une adresse). L’identification peut se faire par l’information seule ou en conjonction avec toute autre information. Le traitement des données à caractère personnel est régi par [le projet de loi/la loi sur la protection des données de 2017 le règlement général sur la protection des données 2016/679 (le « RGPD » et d’autres législations relatives aux données à caractère personnel et aux droits tels que la loi sur les droits de l’homme de 1998].

2. qui sommes-nous ?

Cet avis de confidentialité vous est fourni par Deirdre Dyson LLP, qui est le responsable du traitement de vos données.

Nous partageons parfois des données personnelles avec d’autres membres du groupe d’entreprises de la famille Weybourne.

Les organisations mentionnées ci-dessus sont des responsables conjoints du traitement des données. Cela signifie que nous sommes tous responsables envers vous de la manière dont nous traitons vos données.

Chacun des responsables du traitement des données a ses propres tâches et une description des données traitées et de leur finalité est présentée dans le présent avis de confidentialité. Dans le reste du présent avis de confidentialité, nous utilisons le terme « nous » pour désigner chaque responsable du traitement des données, selon le cas.

Quelles données les responsables du traitement énumérés ci-dessus traitent-ils ? Ils traitent tout ou partie des données suivantes lorsque cela est nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches :

• Noms, titres et pseudonymes, photographies ;
• Les coordonnées telles que les numéros de téléphone, les adresses et les adresses électroniques ;
• Lorsque vous payez des biens ou des services, les identifiants financiers tels que les numéros de compte bancaire, les numéros de carte de paiement, les identifiants de paiement/transaction, les numéros de police et les numéros de demande d’indemnisation ;

3. Comment traitons-nous vos données personnelles ?

Nous nous conformerons à toutes les obligations légales en matière de mise à jour des données à caractère personnel, de stockage et de destruction sécurisés, de collecte et de conservation de quantités excessives de données, de sécurisation des données à caractère personnel, de protection des données à caractère personnel contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé et la divulgation, et de mise en place de mesures techniques appropriées pour la protection des données à caractère personnel.

Nous utilisons vos données personnelles pour tout ou partie des objectifs suivants :

• Pour nous permettre de respecter toutes les obligations légales et statutaires ;
• Pour mieux vous servir en tant que client ;
• Tenir nos propres comptes et registres ;
• Pour traiter vos paiements et les remboursements éventuels ;
• Pour solliciter votre avis ou vos commentaires ;
• Pour vous informer des changements apportés à nos services et à nos événements ;
• Pour vous envoyer les communications que vous avez demandées et qui peuvent vous intéresser. Il peut s’agir d’informations sur des ventes, des offres spéciales, des concours, etc ;
• Notre traitement comprend également l’utilisation de systèmes de vidéosurveillance pour la prévention et la poursuite de la criminalité.

4. Quelle est la base juridique du traitement de vos données personnelles ?

La plupart de nos données sont traitées parce qu’elles sont nécessaires à nos intérêts légitimes ou aux intérêts légitimes d’un tiers (tel qu’un autre responsable du traitement des données). Nous tiendrons toujours compte de vos intérêts, de vos droits et de vos libertés.

Certains de nos traitements sont nécessaires au respect d’une obligation légale. Par exemple, nous sommes tenus par la loi de conserver certains documents, tels que les documents relatifs à la TVA.

Nous pouvons également traiter des données si cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat avec vous, ou pour prendre des mesures en vue de conclure un contrat. Il peut s’agir, par exemple, du traitement de vos données dans le cadre d’un achat que vous avez effectué.

Lorsque vos informations sont utilisées autrement que conformément à l’une de ces bases juridiques, nous obtiendrons d’abord votre consentement à cette utilisation.

5. Partage de vos données personnelles

Vos données personnelles seront traitées de manière strictement confidentielle. Elles ne seront partagées avec des tiers que si cela est nécessaire à l’exécution de nos tâches ou si vous nous donnez votre consentement préalable. Il est probable que nous devrons partager vos données avec tout ou partie des personnes suivantes (mais uniquement en cas de nécessité) :

• Nos agents, nos préposés et nos sous-traitants. Par exemple, nous pouvons demander à un fournisseur commercial d’envoyer des bulletins d’information en notre nom ou d’assurer la maintenance de notre logiciel de base de données ;

6. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conserverons certains dossiers de manière permanente si nous sommes légalement tenus de le faire. Nous pouvons conserver d’autres dossiers pendant une période prolongée. Par exemple, la meilleure pratique actuelle consiste à conserver les documents financiers pendant une période minimale de 7 ans pour soutenir les audits du HMRC ou de 6 ans pour les documents relatifs à la TVA. En général, nous nous efforçons de conserver les données aussi longtemps que nous en avons besoin. Cela signifie que nous pouvons les supprimer lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

7. Vos droits et vos données personnelles

Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne vos données personnelles :

Lorsque vous exercez l’un des droits énumérés ci-dessous, il se peut que, pour traiter votre demande, nous devions vérifier votre identité pour votre sécurité. Dans ce cas, nous vous demanderons de nous fournir une preuve de votre identité avant que vous ne puissiez exercer ces droits.

1. Le droit d’accès aux informations que nous détenons sur vous
   • À tout moment, vous pouvez nous contacter pour demander les informations que nous détenons sur vous ainsi que les raisons pour lesquelles nous détenons ces informations, qui a accès à ces informations et d’où nous les avons obtenues. Une fois votre demande reçue, nous vous répondrons dans un délai d’un mois.
   • Il n’y a pas de frais pour la première demande, mais les demandes supplémentaires pour les mêmes données peuvent être soumises à des frais administratifs.
2. Le droit de corriger et de mettre à jour les informations que nous détenons sur vous.
   • Si les données que nous détenons sur vous sont obsolètes, incomplètes ou incorrectes, vous pouvez nous en informer et vos données seront mises à jour.
3. Le droit à l’effacement de vos données
   • Si vous estimez que nous ne devrions plus utiliser vos données ou que nous les utilisons illégalement, vous pouvez nous demander d’effacer les données que nous détenons.
   • Lorsque nous recevrons votre demande, nous vous confirmerons si les données ont été supprimées ou la raison pour laquelle elles ne peuvent pas être supprimées (par exemple, parce que nous en avons besoin pour nos intérêts légitimes ou à des fins réglementaires).
4. Le droit de s’opposer au traitement de vos données
   • Vous avez le droit de nous demander de cesser de traiter vos données. Dès réception de la demande, nous vous contacterons et vous ferons savoir si nous sommes en mesure de nous conformer à votre demande ou si nous avons des motifs légitimes de continuer à traiter vos données. Même après l’exercice de votre droit d’opposition, nous pouvons continuer à détenir vos données pour nous conformer à vos autres droits ou pour intenter ou défendre des actions en justice.
5. Le droit à la portabilité des données
   • Vous avez le droit de nous demander de transférer certaines de vos données à un autre responsable du traitement. Nous répondrons à votre demande, dans la mesure du possible, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.
6. Le droit de retirer votre consentement au traitement à tout moment pour tout traitement de données pour lequel le consentement a été demandé.
   • Vous pouvez facilement retirer votre consentement par téléphone, par courrier électronique ou par courrier postal (voir les coordonnées ci-dessous).
7. Le droit de s’opposer au traitement des données à caractère personnel, le cas échéant.
8. Le droit de déposer une plainte auprès du bureau du commissaire à l’information.

8. Transfert de données à l’étranger

Toute donnée personnelle électronique transférée vers des pays ou territoires situés en dehors de l’UE ne sera placée que sur des systèmes respectant des mesures offrant une protection équivalente des droits de la personne, soit par le biais d’accords internationaux, soit par le biais de contrats approuvés par l’Union européenne. Notre site web étant également accessible depuis l’étranger, certaines données personnelles (par exemple dans un bulletin d’information) peuvent parfois être consultées depuis l’étranger.

9. Traitement ultérieur

Si nous souhaitons utiliser vos données à caractère personnel pour une nouvelle finalité, non couverte par le présent avis, nous vous fournirons un nouvel avis expliquant cette nouvelle utilisation avant de commencer le traitement et définissant les finalités et les conditions de traitement pertinentes. Si nécessaire, nous vous demanderons votre consentement préalable au nouveau traitement.

10. Coordonnées

Veuillez nous contacter si vous avez des questions sur le présent avis de confidentialité ou sur les informations que nous détenons à votre sujet, ou pour exercer tous les droits, questions ou plaintes pertinents à l’adresse suivante :

Le contrôleur des données,
Deirdre Dyson LLP

Courriel : sales@deidredyson.com

11. Comment déposer une plainte

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont vos données personnelles ont été traitées, vous pouvez en premier lieu contacter le délégué à la protection des données à l’adresse suivante : sales@deidredyson.com.

Si vous n’êtes toujours pas satisfait, vous avez le droit de demander une décision directement au commissaire à l’information.
Le commissaire à l’information peut être contacté à l’adresse suivante :

Le commissaire à l’information,
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow
Cheshire SK9 5AF

Téléphone : Standard : 01625 545 700
Ligne d’assistance sur la protection des données : 01625 545 745
Ligne de notification : 01625 545 740
Courriel : mail@ico.gsi.gov.uk